Tutoriel Réponse rapide WhatsApp Business : améliorez facilement l'efficacité du service client

Dans la communication d'entreprise moderne, répondre efficacement aux messages des clients est un outil essentiel pour améliorer la qualité de service et multiplier les opportunités de vente. Pour les entreprises utilisant WhatsApp Business comme principal canal de communication, les réponses rapides sont une fonctionnalité essentielle.

Avant le lancement de la fonctionnalité « Lire », dans les discussions de groupe, une coche apparaissait à côté de chaque message, à condition qu'il ait été correctement envoyé au serveur, qu'il ait été distribué ou non aux appareils des membres du groupe. Avec le lancement de la fonctionnalité « Lire », une coche indique que le message n'a pas encore été reçu par tous les membres du groupe ; une double coche grise indique que le message a été reçu, mais pas lu par tous les membres du groupe ; et une double coche bleue indique qu'il a été lu par tous les membres du groupe. Cliquer sur un message envoyé permet également de savoir qui, dans la discussion de groupe, l'a reçu et vu.

Cet article présente en détail l'utilisation des Réponses rapides WhatsApp Business et présente des exemples pratiques pour vous aider à optimiser facilement vos processus de service client et à gagner en efficacité !

01 : Que sont les Réponses rapides WhatsApp Business ?

Les Réponses rapides sont une fonctionnalité de messagerie automatisée de WhatsApp Business qui permet aux entreprises de prédéfinir des réponses courantes et d'y accéder rapidement grâce à des raccourcis (tels que « /hello »), éliminant ainsi la nécessité de les saisir manuellement à chaque fois.

Le nom WhatsApp est un clin d’œil à la formule « What’s up? » « (Quoi de neuf ? Qu'est-ce qu'il y a ? ») que se lancent les anglophones qui se rencontrent.

Idéal pour :

✅ Répondre aux questions fréquentes (par exemple, frais de livraison, modes de paiement, horaires d'ouverture)

✅ Envoyer rapidement des messages de bienvenue/remerciement (par exemple, « Merci pour votre demande ! »)

✅ Fournir des informations sur les produits/services (par exemple, « Voici notre dernier catalogue de produits »)

✅ Gagner du temps pour le service client et améliorer la réactivité

Avantages des réponses rapides

• Améliorer l'efficacité des réponses : Envoyer des messages prédéfinis en un clic, sans avoir à les ressaisir

• Conserver une image professionnelle : Standardiser les réponses et réduire les erreurs de communication

• Réduire le temps d'attente des clients : Les clients reçoivent les messages plus rapidement, augmentant ainsi leur satisfaction

02 : Comment configurer les réponses rapides sur WhatsApp Business ? (Disponible sur iPhone et Android)

️ Étape 1 : Ouvrez l’application WhatsApp Business

1️⃣ Ouvrez WhatsApp Business sur votre téléphone

2️⃣ Appuyez sur le menu à trois points en haut à droite (Android) ou sur Paramètres (iPhone)

3️⃣ Accédez à « Outils professionnels » → « Réponses rapides »

️ Étape 2 : Créez une réponse rapide

1️⃣ Appuyez sur « + Ajouter » ou « Nouvelle réponse rapide »

2️⃣ Saisissez la réponse souhaitée dans le champ « Message »

3️⃣ Sélectionnez un raccourci (Shortcode), par exemple :

« /bonjour » (pour les salutations)

« /prix » (pour l’envoi des informations tarifaires)

« /heures » (pour les horaires d’ouverture)

4️⃣ Sélectionnez des tags, tels que « prix », « livraison », etc. (facultatif)

5️⃣ Appuyez sur « Enregistrer » pour terminer Configuration de vos réponses rapides !

03 : Comment utiliser les réponses rapides de WhatsApp Business ?

Une fois vos réponses rapides configurées, leur utilisation dans le chat est simple :

Méthode 1 : Saisir manuellement une commande rapide

1️⃣ Saisissez « / » (barre oblique) dans la zone de chat.

2️⃣ WhatsApp affichera automatiquement toutes les réponses rapides prédéfinies.

3️⃣ Sélectionnez la réponse appropriée et cliquez sur Envoyer.

Exemple :

Client : « Quels sont vos horaires d’ouverture ? »

Entreprise (saisissez /heures) :

« Bonjour, nos horaires sont les suivants :

Du lundi au vendredi : 9h00 - 18h00

Du samedi au dimanche : 10h00 - 16h00

Merci pour votre demande ! »

Méthode 2 : Recherche rapide par mots-clés

1️⃣ Saisissez un mot-clé pertinent (par exemple, « prix ») dans la boîte de discussion.

2️⃣ WhatsApp recherchera automatiquement les réponses rapides pertinentes.

3️⃣ Sélectionnez la réponse appropriée et cliquez sur Envoyer.

04 : Exemples pratiques de réponses rapides WhatsApp Business

Pour optimiser l'utilisation des réponses rapides et améliorer l'efficacité de la communication, voici quelques modèles de réponses rapides courants et leurs cas d'utilisation :

1. Message de bienvenue/d'accueil

Commande rapide : /hello

Contenu du message :

« Bonjour ! Bienvenue chez [nom de votre boutique] ! Nous sommes ravis de vous servir. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ! »

Scénario utile : Envoyé automatiquement lorsqu’un client vous contacte pour la première fois.

2. Informations tarifaires

Commande rapide : /price

Contenu du message :

« Bonjour, nos prix sont les suivants :

Gâteau au chocolat - 15 $

Biscuits faits main - 8 $

Gâteau sans gluten - 18 $

Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter ! »

Scénario utile : Lorsqu’un client demande des informations sur les prix des produits.

3. Expédition et livraison

Commande rapide : /shipping

Contenu du message :

« Bonjour, nous proposons les options d’expédition suivantes :

Livraison standard (3 à 5 jours) - Gratuite

Livraison express (1 à 2 jours) - 5 $

Nous livrons actuellement dans la plupart des pays. »

Scénario utile : Lorsqu’un client demande des renseignements sur les frais de livraison ou les options de livraison

4. Horaires d’ouverture

Commande rapide : /heures

Contenu du message :

« Bonjour, nos horaires d’ouverture sont les suivants :

Du lundi au vendredi : de 9 h à 18 h

Du samedi au dimanche : de 10 h à 16 h

Utile : Lorsque les clients demandent des renseignements sur nos horaires d’ouverture

5. Catalogue de produits

Commande rapide : /catalogue

Contenu du message :

« Bonjour ! Vous pouvez consulter notre catalogue de produits complet via le lien suivant : [lien vers le catalogue de produits WhatsApp] »

Utile : Lorsque les clients souhaitent découvrir notre gamme complète de produits

6. Promotions

Commande rapide : /soldes

Contenu du message :

« Offre spéciale ! 20 % de réduction sur tous les gâteaux cette semaine ! Commandez maintenant : [lien de commande]

Utile pour : Promouvoir des promotions

05 : Comment optimiser les réponses rapides de WhatsApp Business ?

Pour optimiser vos réponses rapides, suivez les conseils d’optimisation suivants :

✅ Évitez les réponses trop longues (préférez-les courtes et claires pour une meilleure expérience de lecture)

✅ Mettez régulièrement à jour vos réponses (notamment pour les informations sur les prix et les stocks)

✅ Utilisez des émojis pour améliorer la lisibilité (par exemple, « ? ? »)

✅ Intégrez-les à d’autres fonctionnalités WhatsApp (par exemple, réponses automatiques, catalogues de produits, etc.)

06 : Conclusion : Faites de WhatsApp Business Quick Replies votre outil de service client !

Grâce aux réponses rapides de WhatsApp Business, les entreprises peuvent améliorer considérablement l’efficacité de leur service client, réduire les communications répétitives et offrir une expérience client plus fluide. Si votre entreprise n’a pas encore activé cette fonctionnalité, c’est le moment idéal pour le faire !

Essayez-la dès maintenant !

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Utilisez-vous déjà les réponses rapides WhatsApp Business ? Partagez votre expérience !