Comment utiliser WhatsApp dans votre entreprise ou votre bureau au Vietnam (Guide d'affaires 2025)

Au Vietnam, WhatsApp, l'une des applications de messagerie instantanée les plus populaires au monde, est largement utilisée pour les communications professionnelles, le support client, la collaboration en équipe et le marketing. Comparé aux e-mails ou aux appels téléphoniques traditionnels, WhatsApp offre un moyen de communication plus efficace, pratique et interactif, permettant aux entreprises de mieux communiquer avec leurs clients et leurs employés.

Comment utiliser WhatsApp efficacement et en toute sécurité dans une entreprise ou un bureau au Vietnam ? Ce guide détaille les applications professionnelles de WhatsApp, les méthodes de gestion, la sécurité des données, les stratégies pour gérer les restrictions réseau, les bonnes pratiques WhatsApp Business et des conseils pour la collaboration en équipe. Il aide les entreprises vietnamiennes à exploiter pleinement WhatsApp pour améliorer leur efficacité au travail et l'engagement client.

WhatsApp affiche la dernière heure d'utilisation de l'utilisateur (visible par défaut par tous, avec une visibilité configurable sur iOS et Android) et indique si l'utilisateur est en ligne. Si un message a été envoyé au serveur, une coche apparaît à côté du message. Si l'appareil du destinataire a bien reçu le message, deux coches apparaissent à côté du message (sur l'appareil de l'utilisateur), mais cela ne signifie pas que le destinataire l'a lu. Deux coches bleues (marquages de lecture, activés par défaut) indiquent que le destinataire a lu le message. La dernière version de WhatsApp permet de masquer la coche (uniquement pour les conversations, pas pour les discussions de groupe).

Table des matières

Pourquoi les entreprises vietnamiennes doivent-elles utiliser WhatsApp ?

Comment configurer WhatsApp au bureau ?

Choisir WhatsApp ou WhatsApp Business ?

Utiliser WhatsApp Web et Desktop

Comment gérer WhatsApp Entreprise sur plusieurs appareils

Comment utiliser WhatsApp pour la collaboration en équipe au sein de votre entreprise

Créer un groupe WhatsApp pour gérer votre équipe

Envoyer des notifications et des annonces professionnelles sur WhatsApp

Collaborer avec des équipes distantes ou des clients internationaux

Comment utiliser WhatsApp pour le service client et le marketing

Créer et configurer un compte WhatsApp Business

Configurer les réponses automatiques et rapides

Utiliser l'API WhatsApp pour la communication client à grande échelle

Comment sécuriser les données WhatsApp de votre entreprise

Activer la vérification en deux étapes

Protéger les informations sensibles et prévenir les fuites de données

Gérer les autorisations d'accès à votre compte WhatsApp professionnel

Comment gérer les restrictions WhatsApp sur votre réseau professionnel ?

Accéder aux fonctionnalités restreintes de WhatsApp avec un VPN

Résoudre les problèmes de connexion WhatsApp

Résumé : Comment utiliser WhatsApp efficacement et en toute sécurité pour les entreprises au Vietnam

1️⃣ Pourquoi les entreprises au Vietnam ont-elles besoin d'utiliser WhatsApp ? WhatsApp est bien plus qu'un simple outil de chat social ; ses applications sont nombreuses en entreprise, notamment dans les cas suivants :

Améliorer l'efficacité de la communication au sein de l'équipe : Comparée aux e-mails, la messagerie instantanée de WhatsApp optimise la communication et réduit la latence.

Support client : Offrez un service client en temps réel, répondez aux questions des clients et améliorez leur satisfaction.

Ventes et marketing : Interagissez directement avec des clients potentiels via WhatsApp pour augmenter vos taux de conversion.

Collaboration à distance : Prise en charge des réunions multi-personnes, du partage de documents et des appels vocaux et vidéo, idéale pour les équipes à distance.

Différences entre WhatsApp Business et WhatsApp Standard

Fonctionnalités WhatsApp Standard WhatsApp Business

Cible : Usage personnel, entreprises et professionnels

Réponses automatiques ❌ Non pris en charge ✅ Pris en charge

Réponses rapides ❌ Non pris en charge ✅ Pris en charge

Profil professionnel ❌ Non pris en charge ✅ Possibilité d'ajouter une adresse, un site web et d'autres informations

Analyses ❌ Non pris en charge ✅ Fournit des statistiques sur les messages

Connexion multi-appareils ✅ Prise en charge de 4 appareils ✅ Extensible à davantage d'appareils

Recommandation : Pour une utilisation professionnelle, nous recommandons WhatsApp Business, qui offre des fonctionnalités plus spécifiques, telles que les réponses automatiques et les profils professionnels.

2️⃣ Comment configurer WhatsApp au bureau ?

✅ 1. Devrais-je choisir WhatsApp ou WhatsApp Business ?

Les comptes personnels conviennent aux petites équipes ou aux entrepreneurs individuels.

Le 4 octobre 2021 vers 11 h 40 (heure de la côte est américaine), 17 h 40 (heure en Europe de l'Ouest), tous les services du groupe Facebook (Facebook, Messenger, WhatsApp, Instagram) deviennent inaccessibles, affectant plus de trois milliards d'utilisateurs de ces différents services dans le monde[43],[44]. La panne sans précédent, qui dure plus de six heures avec un rétablissement progressif à partir de 0 h 30 CET, touche jusqu'aux employés de l'entreprise qui ne peuvent pas rejoindre leurs bureaux parce que leurs badges ne fonctionnent pas, ce qui retarde la possibilité de mesurer l'ampleur des dégâts[45]. Cette panne géante serait due à un changement de configuration défectueux de ses serveurs[45]. L'action Facebook au NASDAQ dévisse dans la journée de 4,89 %[45].

WhatsApp Business convient aux petites et moyennes entreprises et offre davantage de fonctionnalités professionnelles.

✅ 2. Utiliser WhatsApp Web et Desktop

WhatsApp Web et WhatsApp Desktop (Windows/macOS) vous permettent de gérer vos messages WhatsApp sur votre ordinateur, améliorant ainsi votre efficacité au travail.

Comment utiliser WhatsApp Web sur votre ordinateur de bureau ?

Ouvrez WhatsApp Web sur votre ordinateur.

Scannez le code QR avec votre téléphone pour vous connecter.

Une fois connecté, vous pouvez gérer vos messages, envoyer des fichiers et gérer les communications clients depuis votre ordinateur.

Conseils :

Idéal pour la collaboration à plusieurs, comme les équipes réseaux sociaux et le service client.

Pas besoin d'être connecté à Internet ; la version web reste disponible même lorsque votre téléphone est hors ligne (mode multi-appareils).

3️⃣ Comment utiliser WhatsApp pour la collaboration en équipe au travail ?

1. Créer un groupe WhatsApp pour gérer votre équipe

Dans WhatsApp, vous pouvez créer un groupe d'équipe pour faciliter la communication entre les employés :

Ouvrez WhatsApp et appuyez sur « Nouveau groupe ».

Ajoutez des membres à l'équipe et nommez le groupe (par exemple, « Communication marketing interne »).

Désignez des administrateurs pour gérer les autorisations de groupe.

Scénarios WhatsApp Business Group

Communication d'équipe de projet : Assurez-vous que les membres de l'équipe sont toujours informés de l'avancement des tâches.

Notifications RH : Annonces de l'entreprise, notifications d'événements pour les employés, etc.

2. Envoi de notifications professionnelles via WhatsApp

Ce service est idéal pour les notifications urgentes (telles que la maintenance du système ou les urgences).

Utilisez la messagerie de groupe WhatsApp Business pour envoyer des notifications aux clients ou aux employés.

3. Collaboration avec des équipes distantes ou des clients internationaux

Les appels vidéo et vocaux WhatsApp sont gratuits et peuvent être utilisés pour les réunions à distance.

Partage de documents : Envoyez des fichiers tels que des PDF, des feuilles de calcul Excel et des présentations PowerPoint pour améliorer l'efficacité de la collaboration en équipe.

4. Comment utiliser WhatsApp pour le service client et le marketing ?

1. Créez un compte WhatsApp Business

Téléchargez WhatsApp Business (disponible pour Android et iOS).

Configurez les informations de votre entreprise (nom de l'entreprise, adresse, site web, horaires d'ouverture).

Activez les réponses automatiques (par exemple, « Nous répondrons à votre message sous 24 heures »).

Catégorisez les conversations clients et gérez-les à l'aide d'étiquettes.

2. Configurez des réponses automatiques et des réponses rapides

WhatsApp Business permet aux entreprises de configurer : ✅ Message de bienvenue : envoyez automatiquement un message d'accueil lorsqu'un nouveau client vous contacte.

✅ Réponse automatique hors ligne : répondez automatiquement « Je répondrai plus tard » lorsqu'un conseiller du service client est indisponible.

✅ Réponses rapides : définissez un raccourci clavier et tapez # pour envoyer un message prédéfini.

3. Utilisez l'API WhatsApp pour une communication client à grande échelle.

Adapté aux moyennes et grandes entreprises, il peut intégrer l'API WhatsApp pour le service client et le marketing.

Les chatbots automatisés assurent une réponse du service client 24h/24 et 7j/7.

5️⃣ Comment protéger les données WhatsApp de votre entreprise ?

Activer la vérification en deux étapes

Accédez à Paramètres > Compte > Activer la vérification en deux étapes et ajoutez un code de sécurité supplémentaire pour empêcher le vol de compte.

Évitez de cliquer sur des liens inconnus.

Incitez vos employés à ne pas cliquer sur des liens suspects afin de prévenir les attaques de phishing.

Sauvegardez régulièrement votre historique de conversations.

Configurez des sauvegardes sur Google Drive ou iCloud pour éviter toute perte de données.

6️⃣ Comment gérer les restrictions d'accès à WhatsApp sur le réseau de l'entreprise ? Certaines entreprises peuvent bloquer WhatsApp. Vous pouvez essayer :

Utiliser un VPN pour accéder aux fonctionnalités restreintes (comme ExpressVPN ou NordVPN).

Utiliser un réseau mobile (si le Wi-Fi de votre entreprise bloque WhatsApp).

Utiliser l'application de bureau plutôt que la version web (WhatsApp Web).

7️⃣ Résumé : Comment utiliser WhatsApp efficacement et en toute sécurité dans les entreprises vietnamiennes

✅ Choisissez WhatsApp Business pour valoriser votre image de marque

✅ Utilisez WhatsApp Web pour optimiser l'efficacité de votre bureau

✅ Créez des groupes d'équipe pour optimiser la collaboration interne

✅ Utilisez WhatsApp pour le service client et le marketing

✅ Renforcez la sécurité des données pour prévenir les fuites d'informations

Au Vietnam, WhatsApp est devenu un outil de communication essentiel pour les entreprises. Bien utilisé, il peut améliorer considérablement la collaboration au sein des équipes et l'efficacité de la communication avec les clients !